Списание трудовых книжек

Грамотный учет и заполнение трудовых книжек – одно из обязательств нанимателя перед сотрудником. В последующем от этого зависит оформление пенсии и расчет накопленного стажа. В организации есть ответственные лица за учет данных документов.

Однако никто не застрахован от неточностей в заполнении. В этом случае испорченный бланк потребуется уничтожить, соблюдая при этом необходимые требования.

Причины по которым могут списать трудовые книжки

Все время пока сотрудник трудится в компании, в кадровом отделе хранится его трудовая книжка, а руководитель обеспечивает ее верное ведение и заполнение, которое регламентируется следующими законодательными актами:

• Приказом Минфина РФ №117н «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 года (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»);
• Постановлением Правительства РФ №225 от 16 апреля (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
• Постановлением Минтруда РФ №69 от 10 октября 2003 года (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219).

Основаниями списания книжек являются:

• Порча бланка по вине кадровика.
• Сильное повреждение читабельности по причине природной катастрофы и ЧС.
• Ненужность документа ранее работавшего в компании по завершении периода хранения.
  К сведению:

  Трудовые книжки должны находится в архиве 50 лет, если делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года и 75 лет, если закрыто раньше (п.449 Приказа Росархива от 20.12.2019 №236).

Контролю подвержены деловые бумаги трудящихся людей в настоящее время и расторгнувших договор несколько лет назад. Все бумаги отправляются в архив.

Порядок списания

Перед безвозвратной ликвидацией трудовую книжку сначала списывают. Для этого собирается комиссия, которая подтверждает правильность списания.

Алгоритм действий выглядит так:

• осуществление мониторинга сохранившихся бумаг в организации;
• составление акта об уничтожении и его утверждение руководством;
• физическая утилизация бумаги.

Уничтожить невостребованные, испорченные бумаги возможно самостоятельно или прибегнув к помощи специализирующейся компании.

Акт о списании трудовой книжки

Бумага формируется в свободной форме. В акте следует указать:

1. Название организации.
2. Наименование документа.
3. Число и место составления.
4. Список участников комиссии – ФИО и должность.
5. ФИО и пост председателя комиссии.
6. Пакет бумаг, подлежащих утилизации. Прописывается серия и номер карточки. Из каждой ликвидируемой бумаги вырезается обозначенная информация и вклеивается в акт.
7. Основание ликвидации каждой бумаги.
8. Интервал времени, на протяжении которого произошла порча.
9. Дату и метод утилизации.

Если допущена ошибка в акте о списании трудовой

Если при формировании акта о ликвидации была допущена неточность или ошибка, то это можно подкорректировать следующим образом:

• аккуратно перечеркнуть описку одной линией;
• сверху приписать правильный вариант;
• проставить отметку «Исправленному верить»;
• собрать подписи всех участников собрания.

Как уничтожают трудовые книжки

В мегаполисах и крупных городах фирмы предпочитают не утруждать себя процедурой уничтожения ненужной документации и обращаются в специальные компании.

Самостоятельно утилизировать списанные трудовые книжки и другие документы можно следующими способами:

• Сжигание в закрытой печи. Имеется преимущество перед сжиганием в уличных условиях – не остается несгоревших остатков.
• Шредирование – измельчение специальной техникой. После процедуры невозможно восстановить документ для прочтения.

Проводки по списанию трудовых книжек

Списание трудовых книжек должно отражаться в бухучете организации. Порядок отражения таких операций не имеет четкой регламентации на законодательном уровне.

При принятии на учет рассматриваемых БСО (бланков строгой отчетности) соответствующие операции можно учесть следующими проводками:

• Дебет 10 Кредит 60 (инвентаризация бланков трудовых книжек);
• Дебет 19 Кредит 60 (указание величины налога на добавочную стоимость);
• Дебет 68 Кредит 19 (принятие налогового сбора к вычету);
• Дебет 006 (забалансовый учёт трудовых книжек).

У вас остались вопросы?

Вы задаете вопрос дежурному юристу

Юрист анализирует ваш вопрос

Юрист связывается с вами

Ваш вопрос решен!