Уведомление на получение трудовой книжки при увольнении

Содержание: Скрыть

Случаи, для написания уведомления. Законодательная база
Порядок оформления
Какими средствами можно отправить уведомление
Снятие ответственности с работодателя
В каких случаях оформляется акт об отказе в получении
Заключение

Трудовая книжка – документ, который для работающего жителя России является одним из важных. Но, несмотря на это не все сотрудники относятся к нему серьезно и по этой причине легко могут забыть его у предыдущего работодателя либо в виду определенных факторов не могут вернуть его.

Однако наниматель не наделен правом, удерживать у себя данный документ уже уволенного сотрудника больше трех дней. Если же по истечении установленного срока работник так и не явился за трудовой, нанимателю следует напомнить ему об этом в письменном виде, о котором мы подробнее поговорим далее.

Случаи, для написания уведомления. Законодательная база

Рассмотрим обстоятельства, когда требуется отправлять уведомление сотруднику:

при расторжении трудового соглашения — когда сотрудник по определенным причинам не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ;
при увольнении осужденного работника;
если сотрудник призван для прохождения военной службы;
в связи со смертью сотрудника — в данной ситуации забрать трудовую книжку могут близкие родственники умершего.

Законодательные акты, регулирующие вопросы, связанные с трудовой книжкой это:

постановление Правительства РФ № 235 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой и обеспечения ими работодателей» от 16 апреля 2003 года;
инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда России от 10 октября 2003 года № 69;
статья 66 ТК РФ – понятие трудовой книжки ее форма, порядок ведения и хранения;
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")
статья 5.27 КоАП РФ – прописана ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Порядок оформления

Данные, которые рекомендуется прописать в уведомление это:

название документа «Уведомление»;
заголовок уведомления;
фамилия и инициалы адресанта, руководителя или начальника отдела кадров;
фамилия и инициалы адресата, то есть работника;
необходимо указать адрес, куда будет направлено уведомление;
основание создания данного документа;
предложения, решения или просьбы;
виза руководителя организации или отдела кадров.

Присутствие вышеуказанных сведений позволяет говорить о надлежащем извещении уволенного работника.

Важно

После того как бланк-уведомление полностью составлен его следует зарегистрировать в обязательном порядке.

Алгоритм действий и его последовательность следующая:

распечатывается 2 копии уведомления;
регистрируется под номером по порядку;
номер и дата уведомления.

Регистрация осуществляется в папке исходящей документации, к которой прилагается журнал регистрации. Затем один экземпляр вкладываете в дело, второй отправляется работнику.

Информация

Следует помнить, что направлять бланк-уведомление совместно с документом о трудовой деятельности работника категорически запрещается, так как на это должно быть разрешение самого владельца данной бумаги.

Еще одна ошибка, которую не следует допускать специалисту — это устная форма просьбы к работнику о его явке за получением трудовой. В дальнейшем это может понести за собой невозможность доказать, факт уведомления уволенного работника.

Важно

Самое грубое нарушение считается не отправка уведомления вовсе, ведь по нормам закона такой случай будет трактоваться как несоблюдение сроков возврата трудовой книжки, что может повлечь за собой административный штраф который будет возложен на организацию.

Какими средствами можно отправить уведомление

Отправку уведомления требуется подтверждать официальной бумагой либо росписью уволенного о получении. Поэтому просто положить в почтовый ящик адресата либо передать с помощью знакомых работника строго запрещается на законодательном уровне и влечет за собой административное наказание нанимателя либо лиц ответственных за это в виде штрафа.

Разрешенные способы для передачи уведомления считаются:

личная передача специалистом. В данном варианте необходимо самостоятельно направиться по адресу проживания бывшего служащего с двумя экземплярами, в одном из которых он ставит личную роспись и число вручения. После чего один экземпляр остаётся у нанимателя, а второй передаётся собственнику книжки;
передача посредством курьерской службы, с официальным оформлением всей необходимой документации, которая потребуется при осуществление данного способа вручения бумаги;
отправка заказным письмом через почту. Данный способ является самым удобным, который облегчит жизнь, не только уволившимся сотрудникам, но и специалистам кадров. Для того чтобы это осуществить на законных требованиях, необходимо проделать несколько важных действий. Например, получить согласие от бывшего работника на пересылку уведомления посредством почтового отправления и только после этого разрешено отправить этот документ письмом с уведомлением о его вручении.

Важно

"Согласие" — бланк, который составляется в виде расписки и содержит в себе реквизиты паспорта, а также необходимо указать суть того на что именно дается разрешение.

Снятие ответственности с работодателя

Как правило, вся ответственность за несвоевременную передачу подобного рода документов на случай увольнения работника может возлагаться как на самого руководителя организации, так и на другое, уполномоченное на это лицо, назначенное по приказу. Имеются ряд моментов, при наличии, которых с работодателя снимается какая-либо ответственность за задержку книжки о трудовой деятельности, бывшего работника это:

В случае если бланк уведомление было направлено в положенный срок.
Если уволенный работник лично отказался забирать трудовую и не предоставил разрешение на отправку ее по почте.
В случае, когда письмо с уведомлением не доставлено до указанного адресата, но у работодателя имеется на руках документ подтверждающий факт отправки.
Если последний рабочий день не сходится с датой увольнения по причине прекращения правоотношений в виду прогулов работника либо совершения противозаконных действий повлекшие его арест.

Для того чтобы работодателю исключить все возможные проблемы необходимо принимать во внимание все вышеперечисленные пункты, так как гражданин права которого были нарушены может обратиться в надзорный орган контролирующий трудовые правоотношения между сторонами. Если вина последнего будет доказана, в таком случае к работодателю будут применены штрафные санкции.

В каких случаях оформляется акт об отказе в получении

Составление документа об отказе в получении трудовой книжки осуществляется в случае:

когда ее владелец просто не пришел за ней в день увольнения;
либо дословно отказался в ее получении;
или проигнорировал все возможные способы для ее получения.

Сама процедура составления акта начинается с избрания комиссии не менее 3- человек из действующих работников. Далее составляется акт, в котором прописывается:

фамилия, инициалы и занимаемые должности присутствующих членов комиссии;
факт отказа или игнорирования уволенного сотрудника в получении такого бланка-уведомления;
если служащий отсутствовал на своем рабочем месте, то данное обстоятельство тоже необходимо прописать;
в конце необходимо проставить число составления и роспись всех присутствующих членов заседания.

Передача акта нанимателю происходит вместе со служебной запиской специалиста кадров, и хранится у него в течение 30 дней, также подлежит регистрации с указанием даты составления и регистрационного номера.

Важно

Единого образца акта об отказе не существует именно поэтому составить его можно в произвольном виде, но придерживаясь вышеперечисленных сведений.

Заключение

Таким образом, мы видим, что в случае увольнения сотрудник должен получить трудовую книжку в последний свой рабочий день на предприятии. Но если вдруг возникли определенные обстоятельства и работник не смог это сделать, кадровые службы организации в любом случае направят документ, напоминающий об этом всеми возможными способами и средствами, дабы снять с себя определенную ответственность в дальнейшем.

У вас остались вопросы?